Dokumentumkezelés 2015

Bevezető

A közelmúltban elég sok változás történt az elektronikus dokumentumkezelés területén: számos kormányzati törekvés hat az elektronizálás irányába, melyek nem csak a közszféra, de a vállalati szektor számára is jelentős változásokat eredményezhetnek a jövőben.

Az eddig is örökzöld dokumentumkezelési témák mellett idén a felhőszolgáltatások, hozzáférések, jogosultságkezelés kérdései, az őrzési idők összefüggései az archiváló rendszerekkel, valamint a folyamatorientált szemléletmód kerülnek bemutatásra konferenciánkon. Mindemellett választ adunk az adatbiztonság, információbiztonság, adatvédelem aktuális kérdéseire és esettanulmány jelleggel bemutatásra kerül egy hitelesített e-számla rendszer bevezetése, eIDAS rendelet, Hibrid projekt, SZEÜSZ-ök: BIÁSZ, EDT, AVDH aktualitásai.

Többek között ezeket a megváltozott környezeti és gazdasági viszonyokat veszi sorra rendezvényünk vállalati ESETTANULMÁNYOK hatósági, hivatali, szolgáltatói előadások által választ keresve a felvetett kérdésekre.

Rendezvényünket ajánljuk nagyvállalatok, a vállalati és a közszféra

• Informatikai, IT vezetőinek és munkatársainak
• Dokumentumtár vezetőinek
• Adminisztrációs vezetőinek
• Tájékoztatási és dokumentumkezelési vezetőinek
• Hálózati dokumentációs vezetőinek
• Archiválási folyamatokért felelős személyeihez
• azon vállalatok szakembereinek, akik költséghatékonyságra törekednek a dokumentumkezelés megvalósításának eredményeként.

A rendezvény főbb témái:

• Digitalizáció, hitelesítés, e-aláírások
• Hitelesített e-számla rendszer és ennek költségi
• E-dokumentumok biztonsága – adatvédelem - információbiztonság aktualitásai
• Workflow megoldások a vállalati munkafolyamatok támogatásáért
• Hozzáférés, jogosultságkezelés a dokumentumkezelő rendszerben
• Archiváló rendszerek, őrzési idők, tárolás, megsemmisítés kérdései
• Felhőszolgáltatások előnyei és kockázatai: vállalati, szolgáltatói megközelítésben
• Kormányzati folyamatok az elektronizálás irányába: eIDAS rendelet, Hibrid projekt, SZEÜSZ-ök: BIÁSZ, EDT, AVDH

Résztvevőink írták…

„Tökéletes képet kaptam az elektronikus dokumentumkezelés aktuális problémáiról és buktatóiról, emellett figyelemfelkeltő megoldási lehetőségeket láthattunk.” (Bódi Lászlóné, iktatórendszer alkalmazásgazda, Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium)

„Nyílt és őszinte. Problémafeltáró. Sok alapinformációhoz jutottam hozzá.” (Tuza János, dokumentumkezelési osztályvezető, Paksi Atomerőmű Zrt.)

„Az előadók tapasztalata alapján a meglévő problémák új megvilágításában kerültek felszínre, ami alapján új megoldások születhetnek.” (Gazsó Bertold, DMS rendszeradminisztrátor, AUDI Hungária Motor Kft.)

„A dokumentumkezelési folyamat minden szeletével összefüggésben kaptam hasznos információt.” (Kisteleki Tamás, szakértő MÁV Zrt.)

„Szakmailag aktuális információkhoz jutottam, melyek a napi operatív munkámban kiemelten hasznosak és fontosak.” (Fehér Anna, adatfeldolgozási osztályvezető, Díjbeszedő Informatikai Kft.)

„A dokumentumkezelés alapvető, fontos kérdései megemlítésre kerültek a rendezvényen, hasznos volt az elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos törvényi háttér jelenének és jövőjének bemutatása.” (Meskál Ferenc, ISD Dunaferr Zrt., IT szakértő)

„Szakmai színvonal és a gyakorlati tapasztalatok találkozása egy aktuális témában.” (Honti Bertalan, főosztályvezető, Nyugdíjfolyósító Igazgatóság)

„Szokás szerint jól szervezett, tartalmas szakmai konferencia.” (Glausius László, klinikai dokumentációs csoportvezető, Richter Gedeon Nyrt.)

Előadók

Eddigi előadóink:

• Dr. Bartók Sándor P ., Informatikai igazságügyi szakértő, elektronikusaláírás-szakértő (Ügyvezető – alelnök, MELASZ)
• Dósa Imre, Belső adatvédelmi felelős, Budapest Bank Zrt.
• Gergely Ákos, Ügyvezető igazgató, Doqsys Business Solutions
• Erdősi Péter Máté, Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatási szakértő
• Jakab Péter, Ügyvezető igazgató, Informatikai és Operációs Ügyvezető Igazgatóság, MKB Bank Zrt.
• Jankó Csaba, Vezető, Vevők/ Folyamatirányítás folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft.
• Medgyesi Brigitta, Senior Consultant, E.ON Business Services Hungary Kft.
• Pataki Tamás, Business Development Manager Business Imaging Group , Canon Hungária Kft.
• Dr. Molnár Zsolt, Szervezési és IT szakértő
• Ollári Ákos, Igazgatási főreferens Információvédelmi, Folyamatszabályozási és Ügyvitel-szervezési Főosztály, Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatala
• Sikolya Zsolt, Elnökségi tag, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület
• Szabados Györgyné, Andor Éva, Informatikai Minőségbiztosító (ITQA),
  Egis Gyógyszergyár Zrt.
• Szondy György, Üzletág-igazgató, NetLock Kft.
• Váradi András, Projektmenedzser, Magyar Posta Zrt.

1.nap

8:30 Regisztráció

8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről

A nap elnöke: Dr. Bartók Sándor P., Informatikai igazságügyi szakértő, elektronikusaláírás-szakértő (Ügyvezető – alelnök, MELASZ)

Digitális világ – digitalizáció a jelenben

9:00-9:45 Professzionális eszközökkel reflektorfényben – miért is „kritikus” láncszem a szkennelés

• Esettanulmányok kivonatolva
• Innováció és trend

Előadó: Pataki Tamás Business Development Manager Business Imaging Group, Canon Hungária Kft.

9:45-10:30 Intelligens adatkinyerés alapú egységes iktatás, mint kiszervezett szolgáltatás

• Miért több az intelligens adatkinyerési technológia, mint az optikai karakterfelismerés?
• Hogyan támogatja egy egységes intelligens adatkinyerési megoldás az iktatás folyamatát?
• Hogyan támogatja az automatizált iktatás a további dokumentumkezelési munkafolyamatok automatizálását?
• Miként lehet mindezt szolgáltatásként integrálni?
• Milyen szempontok alapján válasszunk telepített vagy szolgáltatott megoldást?

Előadó: Gergely Ákos, Ügyvezető igazgató, Doqsys Business Solutions

10:30-11:00 Kávészünet

E-dokumentumkezelés – dokumentumkezelő rendszer

11:00-11:50 Dokumentumkezelő rendszer bevezetése

• Melyek az előnyei az elektronikus iktatásnak, illetve elektronikus dokumentumkezelésnek?
• Milyen követelményeket határoznak meg a jogszabályok egy iratkezelő rendszerrel szemben?
• Hogyan lehet egy egységes dokumentumkezelő rendszert létrehozni?
• Mennyire hátráltathatja a bevezetést ennek költsége és emberi erőforrásigénye?
• Saját fejlesztésű iratkezelő rendszer, vagy külső cég által készített szoftver? Előnyök, illetve hátrányok.
• Milyen új kihívások állnak az iratkezelő rendszerek előtt?
• ESETTANULMÁNY: Nemzeti Adó- és Vámhivatal iratkezelő rendszereinek egységesítése – Dokumentumkezelő rendszer (DOKU) bevezetése
• Milyen jogszabályi változásoknak kellett megfelelni, mire kellett figyelni a bevezetésnél?
• Egységesítés során milyen szakmai és iratkezelési követelmények merültek fel?
• Mi volt a döntés oka, hogy bevezetik? Kényszer, vagy, mert ebben látják a jövőt?
• Hogyan térült meg időben, befektetésben és erőforrásban az újonnan bevezetett rendszer?
• Milyen nem várt, előre nem látott dolgok merültek fel a megvalósítás során?

Előadó: Ollári Ákos, Igazgatási főreferens Információvédelmi, Folyamatszabályozási és Ügyvitel-szervezési Főosztály, Nemzeti Adó- és Vámhivatal Központi Hivatala

11:50:12:40 Digitális aláírás, e-aláírás: definíciók pontosítása - elmélet és gyakorlat

• Az elektronikus aláírás dimenzióinak áttekintése
• Joghatás, mint egyik dimenzió: létezik-e joghatást ki nem váltó e-aláírás?
• Írásban vagy nem írásban – ez itt a kérdés?
• Milyen szabályok irányadók az elektronikus aláírásokra Európában és Magyarországon? És 2016. július 1-től?
• Mi a különbség az aláírás és bélyegző között műszaki és jogi értelemben?
• Mit lehet alkalmazni elektronikus aláírásként? Melyikben lehet megbízni és miért?
• Biztonsági követelmények és a sértetlenség – elméletben és gyakorlati példák
• A tranzakció értéke, a hitelesség és a bizalom – mint mond a játékelmélet?
• Megbízható aláírások és a bizalmi lista
• Milyen feltételek mellett fogadnak el elektronikusan aláírt dokumentumokat Magyarországon magánszemélyektől? És mi lenne a kötelező?
• Milyen nyilvánvaló és rejtett költségekkel járhat a hitelesítési folyamat? Mikor éri meg és kinek?
• Miért nem „dobja meg” a hitelesítés a dokumentumkezelés költségeit?

Előadó: Erdősi Péter Máté, Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatási szakértő

12:40-13:40 Ebédszünet

13:40-14:30 Hitelesítés, mint a dokumentumkezelés egyik meghatározó eleme

• Mitől hiteles egy dokumentum? Mi hitelesít?
• Hol tart most a jogalkotási folyamat? jogszabályi környezet áttekintése
• Kik szolgáltathassanak? Hogyan szolgáltathassanak?
• Miként kivitelezhető az, hogy ha az egyik országba elfogadják hitelesnek, akkor fogadják el ezt a másik országban is?
• Mely dokumentumokat kell hitelesíteni?
• Milyen elektronikus aláírások vannak? aláírások fajtái
• Mikor teszik rá az aláírást?
• Mikor fogják ellenőrizni a weblapok eredetének a hitelességét?
• Mennyire elfogadható egy vállalat által használt szervezeti aláírás a külső partnerek számára?
• Hogyan közelíti meg a bíróság, vagy a jogalkotó a hitelesség kérdését, ha vitás helyzet alakul ki?
• Mit vizsgál meg egy igazságügyi informatikai szakértő? bizonyító erő
• Milyen változások várhatóak kormányzati oldalról a hiteles másolatkészítés kapcsán?
• Mi tudható a minősített iratok kezelésére vonatkozóan?
• Hogyan lehet a hiteles elektronikus dokumentumból hiteles papír alapú dokumentum és viszont?

Előadó: Dr. Bartók Sándor P., Informatikai igazságügyi szakértő, elektronikusaláírás-szakértő (Ügyvezető – alelnök, MELASZ)

14:30-15:20 Workflow – új utak keresése

• A szervezetek kognitív (emberi információs) szemlélete
• Információs forradalom, kognitív szemlélet, szervezeti ismeret, modellezés és megvalósítás.
• Esettanulmányok
• Eset 1. – adatkezelési workflow-k.
• Eset 2. – számla-, dokumentumkezelés.
• A jövő irányai
• modellezés,
• hálózatosság vs. modularitás,
• közösségi munka vs. workflow,
• ismeretelem vs. dokumentum,
• stb.

Előadó: Dr. Molnár Zsolt, Szervezési és IT szakértő

15:20-15:50 Kávészünet

15:50-17:00 Jogosultságkezelés, hozzáférések kérdése: Előadás és Kerekasztal-beszélgetés

• Hol kell, legyen leszabályozva, hogy kinek mi a feladata, (kihez fordulhat kérdésekkel a dolgozó, ha elbizonytalanodik)? Ügyviteli rendszerben, informatikai rendszerben?
• Mely adatokhoz ki férhet hozzá?
• Magasan privilegizált informatikai rendszerfelhasználók jogosultság kezelésének problémái
• Milyen ügyfélazonosításra alkalmas, ügyfél autentikációs megoldások ismertek a hozzáférés, archiválás esetében?
• Miként bizonyítható, hogy a hozzáférés megtörtént és úgy történt meg, ahogy kell? bizonyítékok keletkezése
• Hogyan tudnak bekapcsolódni az egyes munkafolyamatokba a vezetők feladataiknál és utána az irányításnál? megvalósítás és utólagos ellenőrzés

A kerekasztal beszélgetés felvezető előadója és moderátora:

Medgyesi Brigitta, Senior Consultant, E.ON Business Services Hungary Kft.

A kerekasztal beszélgetés résztvevői:

Dr. Bartók Sándor P., Informatikai igazságügyi szakértő, elektronikusaláírás-szakértő (Ügyvezető – alelnök, MELASZ)

Erdősi Péter Máté, Elektronikus aláírással kapcsolatos szolgáltatási szakértő

Szabados Györgyné Andor Éva, Informatikai Minőségbiztosító (ITQA),
Egis Gyógyszergyár Zrt.

17:00 A konferencia első napjának zárása

2.nap

8:30 Regisztráció

8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről

A nap elnökei:

Dósa Imre, Belső adatvédelmi felelős, Budapest Bank Zrt.

Sikolya Zsolt, Elnökségi tag, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület

E-számlák

9:00-9:50 Vállalati ESETTANULMÁNY egy működő, de folyamatosan változó e-számla rendszerről

• Mennyiben lehetséges vállalati folyamatok modernizálásával a papír alapú dokumentumok elektronikus útra terelése?
• Milyen problémát eredményezhet, ha a számla nem felel meg a tartalmi, formai követelményeknek? ÁFA visszaigénylések
• Milyen előnyökkel jár egy számlafeldolgozó-rendszer outsource-olása?
• Hol kapcsolódnak össze a vállalati részfolyamatok a számlázási rendszert tekintve?
• Hogyan lehet egy auditált rendszert kialakítani: a digitalizáló, validáló és archiváló rendszer együtt, a vállalatirányító rendszerhez lesz hozzákapcsolva?
• Mennyiben változik az archiválási eljárás, ha papír alapon keletkezett, vagy ha elektronikusan keletkezett a számla?
• Mi a teendő az e-mail-ben, vagy a honlapról letöltendő számlák esetében?

Előadó: Jankó Csaba, Vezető, Vevők/ Folyamatirányítás folyószámlák, AUDI Hungária Motor Kft.

Adatok biztonságos keresése, tárolása

9:50-10:40 Adatvédelem, adatbiztonság, információbiztonság

• Hogyan lehet biztonságosan megoldani mobil eszközökről a vállalati e-dokumentumkezelő rendszer elérését:
• Amikor a vállalat ad mobileszközt,
• Amikor saját mobileszközről éri el?
• Milyen arányban választják egyik, másik lehetőséget?
• Milyen szolgáltatói megoldás ismert ennek megoldására?
• Milyen felelősség terheli:
• a felhasználót, aki kiteszi az információt egy közösségi portálra,
• vállalaton belül az illetékest,
• vállalaton belül az IT vezetőt és a rendszergazdát?
• Milyen változásokat hoz az Info törvény július 16-án, október 1-jén és január 1-jén hatályba lépő módosításai? személyes adatok kezelése- adatkezelői kötelezettség növelése
• Hol tart az EU-s jogalkotás, az általános adatvédelmi rendelettervezet? egységes digitális piac

Előadó: Dósa Imre, Belső adatvédelmi felelős, Budapest Bank Zrt.

10:40-11:10 Kávészünet

11:10-12:00 Felhőmegoldások: pénzintézeti levelezőrendszer a felhőben - vállalati ESETTANULMÁNY

• A levelezés outsource döntés előkészítése és szempontjai
• Milyen adatbiztonsági, információbiztonsági kérdéseket vet fel a felhőben történő tárolás:
• jogszabályi követelmények biztosítása
• auditálhatóság
• vissza tudja-e hozni az adatokat felhőből
• felhőszolgáltatások támadhatósága
• betekinthet-e az amerikai bűnüldöző szolgálat?
• Mennyire biztonságosak ezek a rendszerek? Mennyire kerülhetnek ki az üzleti titkok?
• Érdemes-e ezeket a rendszereket bevezetni?
• Melyek a felhő alapú szolgáltatások üzleti kockázatai?
• mi van, ha eltűnik a dokumentum, vagy nem elérhető,
• a bevezetés és az üzemeltetés tanulságai

Előadó: Jakab Péter, Ügyvezető igazgató, Operációs Ügyvezető Igazgatóság, MKB Bank Zrt.

Archiválási folyamatok, dokumentum megőrzés

12:00-12:45 Számlacunami: Napi egymillió e-bizonylat biztonságban - Elektronikus bizonylatok archiválása

• Mit tanulhat a piac 8000 busz példájából?
• Hogyan archiválható naponta többszázezer bizonylat a törvényeknek megfelelően?
• Kinek és hogyan érheti meg bevezetni a technológiát?
• Szolgáltatásmodell és bevált gyakorlat
• Hiteles archiválás infrastruktúrája

Előadó: Szondy György, Üzletág-igazgató, NetLock Kft.

12:45-13:45 Ebédszünet

13:45-14:35 Dokumentum menedzsment a Gyógyszeriparban (Őrzési idő – archiválás – megsemmisítés)

• Gyógyszeripar – és a „dokumentum”:
• papír alapú dokumentum?
• e-dokumentum?
• nyersadat?
• Szabályozások – megőrzési idők útvesztője
• mi mindent kell figyelembe venni?
• Megőrzés – archiválás kihívásai
• hitelesség – használhatóság
• elavulás
• lehetőségek, módszerek
• Ellenőrzések, felülvizsgálatok – felelősségek
• lejárt/érvénytelen dokumentum
• teendők
• Dokumentumok megsemmisítése
• mi az, ami megsemmisíthető ?
• mikor, milyen módon?

Előadó: Szabados Györgyné Andor Éva, Informatikai Minőségbiztosító (ITQA),
Egis Gyógyszergyár Zrt.

14:35-15:00 Kávészünet

Elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés

15:00-16:15 Aktualitások és újdonságok az elektronikus ügyintézésben és a kapcsolódó dokumentumkezelésben

• Mire lesz használható az e-igazolvány? Ezt az üzleti életben is lehet majd használni?
• Melyek az legfontosabb aktualitások
• a központi érkeztetető rendszer
• a TÜAP-projekt keretében megvalósult szolgáltatások (KAÜ, ÖNY, RNY stb.)
• a KKIR2-projekt keretében megvalósult szolgáltatások kapcsán.
• Milyen dokumentumhitelesítési fejlesztések történtek a közelmúltban az EKOP-projektek keretében:
• azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés (AVDH),
• a kormányzati hitelesítésszolgáltatás szeüszök kapcsán?
• Hol tart az a kormányzati törekvés, hogy sztenderdizálják az iratkezelő rendszereket a központi kormányzati szerveknél? (ugyanazt az iratkezelő szoftvert akarják-e használni mindenhol, vagy inkább az iratkezelő rendszerek közti iratátadás egységesítését erőltessék)
• Milyen tapasztalatokról lehet beszámolni az önkormányzati ASP projekt, az önkormányzatok elektronikus iratkezelésével összefüggésben?
• Milyen változást hozhat a tervezett új elektronikus ügyintézésről szóló törvény?
• Milyen fejlődési trendek várhatók az elektronikus kommunikációban?
• Mennyiben hoz változást az eIDAS rendelet az elektronikus ügyintézésben?

Előadó: Sikolya Zsolt, Elnökségi tag, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület

A Magyar Posta által vállalt kialakított Hibrid projekt szolgáltatásai

• a szolgáltatások
  • HSZ, IHSZ, BKSZ
• a digitalizáláció ezen szolgáltatásokkal elérhető előnyei
  • Kinek szolgáltatjuk
  • Kik érhetik el
• ezek aktuális állapota
  • Hol tartunk
• következő időszak eseményei
• kapcsolódások (igénybevétel és társ-SZEÜSZ-ök)
  • IÉNY, AVDH, RNY

Előadók:

Sikolya Zsolt, Elnökségi tag, Magyary Zoltán E-közigazgatástudományi Egyesület

Váradi András, Projektmenedzser, Magyar Posta Zrt.

16:15 A rendezvény zárása

PDF letöltés

A rendezvény programját megtekintheti itt PDF formátumban.