Hatékony munkaszervezés az asszisztensi irodában Középpontban az idő- és feladatmenedzsment

Bevezető

Mit várnak a munkaadók az állásportálok személyi asszisztensi, iroda- ill. titkárságvezetői, valamint projektasszisztensi hirdetései szerint? A napi feladatok felsorolásán kívül szinte minden álláshirdetésben találni legalább egyet az alábbiak közül:

• hatékony prioritáskezelés,
• képes időnyomás alatt is megbízhatóan teljesíteni,
• nagyfokú terhelhetőség ,
• kiváló szervező- és problémamegoldó készség,
• magas fokú stressztűrő-képesség, terhelhetőség,
• önálló, precíz, pontos munkavégzés,

Persze gyakorlat teszi a mestert, de vannak készségek, amiket lehet fejleszteni, amikre vannak tanulható praktikák, technikák!

Két napos tréningünk végére a résztvevők képessé válnak:

• emelni munkájuk színvonalát prioritások felállításával és a feladatok delegálásával;
• megtanulni, hogyan kell bánni a zavaró tényezőkkel és hogyan háríthatók el az akadályok,
• megismerni saját illetve főnökük munkastílusát a jobb együttműködés kialakítása érdekében;
• megfelelően kezelni a stresszt!

Tréner

A tréning szakembere: Lám Panni, tanácsadó, coach

Közgazdászként, majd szervezetfejlesztő-szupervízorként végeztem. Először marketing területen dolgoztam, tanácsadással 2002 óta foglalkozom. Hat évig a Neosys Szervezetfejlesztő és Tanácsadó cég tagja voltam, 2008-tól pedig szabadúszóként tartok tréningeket és egyéni coaching folyamatokat. Munkáimban célom a meglévő, de rejtett tudás felszínre hozása, a szakmai személyiség megerősítése. Számomra a legizgalmasabb az a keresési és találkozási folyamat, amelyben a másik fél szakmai szerepek mögött rejlő emberi arca bontakozik ki egyre élesebben és pontosabban.

Önismeretre nem lehet magamba fordulva, gondolkodás és elemzés által szert tenni. Így mindenki saját elméleteinek áldozata lesz csupán. Ehhez szükség van külső segítségre, ezért nagyon fontos megteremteni referencia kapcsolatainkban az őszinte és egyenes visszajelzés lehetőségét. Elszántság is kell hozzá - szembenézni saját magammal. Valamint a szupervízoromtól, vagy a terapeutámtól is kérhetek konzultációs segítséget.

Minden általam elvégzett iskola mellett legnagyobb tanítóim két kislányom, akik minden nap szembesítenek önmagammal.

Program

A tréning időbeosztása:

8.30 Regisztráció

9.00 A tréning kezdete

17.00 A tréningnapok vége

A tréningnapok során délelőtti és délutáni kávészünetek, valamint közös ebéd nyújt felfrissülést.

A tréning tartalma:

Professzionális munkaszervezés

• Dolgozzon célorientáltan, ahelyett, hogy a feladatokat csak úgy elvégezné!
• Tervezze meg munkafolyamatait és az elvégzésükhöz szükséges időt!
• Optimális határidő tervezés
• Az idő- és feladatszervezés legfontosabb eszközei

Állítson fel prioritásokat! – több idő a leglényegesebb feladatokra

• A prioritási sorrend felállításának legfontosabb szabályai
• A különbség „sürgős” és „fontos” között
• A kulcsfontosságú és a kevésbé fontos feladatok elemzése
• Tippek és trükkök a checklisták készítéséhez, alkalmazásához

Használjon időbüdzsét! - Készítse el saját időtortáját, és ismerje fel a kritikus pontokat !

• A tényleges állapot elemzése – Mire megy el az ideje?
• Ismerje fel az időrabló tevékenységeket és tegyen ellenük
• Fedezze fel a pluszidőket és használja ki azokat!
• Jó időmenedzsment fegyelem révén

Zavaró tényezőkkel való helyes bánásmód - Melyek azok a helyzetek, amiken én magam is tudok változtatni?

• Miért csak feltételesen működik az időtervezés?
• A leggyakoribb zavaró tényezők az időmenedzsmentben
• Mely tényezőket lehet előre látni, és melyeket nem?
• Motiválja munkatársait annak érdekében, hogy a saját időbeosztása ne boruljon fel!
• Előtervezés, plusz idők meghatározása

Ismerje meg saját, ill. főnöke munkastílusát! - Önismereti bevezető munkastílusunk jobb megismeréséhez

• Elemezze saját munkastílusát
• Miben rejlenek erősségei, ill. gyengeségei?
• Az önmegfigyelés eszközei
• Hogyan dolgozik főnöke?
• Optimális kapcsolat kialakítása az asszisztens és főnöke között
• Találja meg a helyes információs rendszert Ön és főnöke között!

A delegálást is meg kell tanulni!

• Ki felé delegálhat Ön? – Hogyan reagálhat, ha NEM-et mondanak Önnek?
• Milyen típusú feladatokat tudnak mások is átvenni?
• Tanulja meg megvédeni saját idejét! - Hogyan mondjon NEM-et?
• Felelősségek, illetékességek megállapítása

Újítsa meg irodája működését! – Hogyan vezessen be jól működő rendszert munkahelyén ?

• Tervezze meg a folyamatot – Haladjon lépésről lépésre!
• Hogyan győzze meg felettesét és kollégáit az új elrendezési rendszerről?
• Hogyan vonjon be másokat is az új rendszer kialakításába?

Időnyomás alatt is őrizze meg nyugalmát! – hatékony stresszmenedzsment eszközök

• Lehetséges stresszfajták és kiváltó okaik
• Azonosítsa mi váltja ki Önnél a napi stresszt!
• Mit tegyen, hogy egyáltalán ne keletkezzen stressz?
• Stratégiák a stressz kezeléséhez – Találja meg a megfelelő alternatívákat!
• Gyakorlatok és módszerek a kikapcsolódáshoz
• Hogyan fordítsa át a munkahelyi stresszt pozitív energiává?

A program során arra törekszünk, hogy a szükséges elméleti keretek rövid bemutatását követően minél több időt fordítsunk a résztvevők vezetői készségeinek gyakorlati fejlesztésére valószerű helyzetgyakorlatokban.

Ehhez többek között az alábbi módszerekkel dolgozunk:

• rövid elméleti áttekintés;
• videós helyzetgyakorlatok;
• csoportos helyzetelemzések / személyes analízisek az erősségek és a gyengeségek

azonosítására;

• kiscsoportos feladatok;
• interaktív beszélgetések.

Ezt valahogy elkülönítve kicsit, pl. keretbe, vagy más háttérrel (akár a fenti felsorolás mellé egy másik hasábba, post it-ként):

A tréning folyamán a résztvevőknek alkalmuk van saját kérdéseikkel és nehézségeikkel foglalkozni, tudatosan odafigyelve az általuk megélt szituációkban való felelősségük megértésére és a szükséges változtatások felismerésére .

PDF letöltés

A rendezvény programját megtekintheti itt PDF formátumban.